Privacybeleid
Wij bouwen software voor de zorg, dus zorgvuldig omgaan met gegevens is voor ons de basis. In dit privacybeleid lees je welke gegevens we verwerken, waarom, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt.
Versie 1.0 · laatst bijgewerkt 8 oktober 2026
1.Wie zijn wij
AmoxOS is een product van AmoxAI, gevestigd aan Aelbrechtskolk 45, 3025 HB Rotterdam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer [KvK-nummer]. Vragen over privacy stel je via info@amoxos.nl.
2.Twee rollen: verantwoordelijke en verwerker
Afhankelijk van de situatie hebben wij een andere rol onder de AVG:
- Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor gegevens die we voor onszelf verwerken: van websitebezoekers, van mensen die een demo aanvragen of contact opnemen, en van contactpersonen bij onze klanten (bijvoorbeeld voor facturatie). Op die verwerkingen is dit privacybeleid van toepassing.
- Wij zijn verwerker voor patiëntgegevens die klinieken in AmoxOS vastleggen. De kliniek is dan verwerkingsverantwoordelijke en bepaalt wat er met die gegevens gebeurt. Wij verwerken ze alleen in opdracht van de kliniek, zoals vastgelegd in onze verwerkersovereenkomst.
Ben je patiënt? Voor vragen over je medisch dossier of om je privacyrechten uit te oefenen, neem je contact op met je kliniek of zorgverlener. Zij zijn verantwoordelijk voor je gegevens. Krijgen wij jouw verzoek, dan sturen we het door naar de kliniek.
3.Welke gegevens we verwerken en waarom
| Situatie | Gegevens | Doel | Grondslag |
|---|---|---|---|
| Je bezoekt de website | IP-adres, browser- en apparaatgegevens, bezochte pagina en tijdstip (technische logbestanden). | De website veilig en goed werkend aanbieden en misbruik voorkomen. | Gerechtvaardigd belang |
| Je vraagt een demo aan of neemt contact op | Naam, e-mailadres, telefoonnummer, organisatie, interesse en je bericht. | Je vraag beantwoorden en een demo plannen. | Gerechtvaardigd belang, of de voorbereiding van een overeenkomst |
| Je bent (contactpersoon van) een klant | Naam, functie, zakelijke contactgegevens, factuur- en betaalgegevens, correspondentie. | De overeenkomst uitvoeren, factureren, support verlenen en je informeren over de dienst. | Uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting (fiscale bewaarplicht) |
| Je logt in op AmoxOS | E-mailadres, wachtwoord (versleuteld opgeslagen), MFA-gegevens, inlogmomenten en IP-adres. | Je account beveiligen en vaststellen wie toegang heeft (verplicht in de zorg, NEN 7510 en NEN 7513). | Uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting |
4.Hoe lang we gegevens bewaren
- Demo-aanvragen en contactberichten: tot maximaal 2 jaar na het laatste contact, tenzij er een klantrelatie uit voortkomt.
- Klant- en factuurgegevens: zolang de overeenkomst loopt en daarna 7 jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht.
- Technische logbestanden van de website: kort, alleen zolang nodig voor beveiliging en foutopsporing.
- Inlog- en toegangslogs: zolang de wet en zorgnormen (NEN 7513) voorschrijven, omdat ze aantonen wie toegang had tot patiëntgegevens.
- Patiëntgegevens: de kliniek bepaalt de bewaartermijn. Wij volgen haar instructies.
5.Met wie we gegevens delen
We verkopen je gegevens nooit. We delen ze alleen met partijen die ons helpen de dienst te leveren, en alleen voor zover dat nodig is. Met al deze partijen hebben we een verwerkersovereenkomst:
- Supabase, Inc. — Database, authenticatie (inloggen en MFA) en bestandsopslag van het ZIS/EPD — hier staan de patiëntgegevens.
- Vercel, Inc. — Hosting en levering van de webapplicatie en deze website (servers, netwerk, technische logbestanden).
- Anthropic — AI-functies (Claude), uitsluitend als je AI-modules gebruikt, zoals AI Pro of ScribeAI. Spraak wordt eerst op eigen infrastructuur naar tekst omgezet.
- Resend — Versturen van servicemails, zoals wachtwoordherstel en beveiligingsmeldingen (naam en e-mailadres van gebruikers).
Daarnaast laadt de website lettertypen van Google Fonts. Daarbij ontvangt Google je IP-adres. Verder delen we gegevens alleen als de wet ons daartoe verplicht.
6.Gegevens buiten de Europese Unie
Patiëntgegevens slaan we op in de Europese Unie (Frankfurt). Een aantal van onze dienstverleners is gevestigd in de Verenigde Staten. Als gegevens daarheen gaan, gebeurt dat alleen met de waarborgen die de AVG vereist, zoals het EU-US Data Privacy Framework of de modelcontractbepalingen (SCC’s) van de Europese Commissie, aangevuld met versleuteling.
7.Hoe we je gegevens beveiligen
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, gebaseerd op NEN 7510 en ISO 27001. Denk aan versleuteling van opgeslagen en verzonden gegevens, verplichte tweestapsverificatie, strikte scheiding tussen klanten, toegang op basis van rollen en logging van wie welke gegevens inziet. Een volledig overzicht staat in Bijlage 2 van onze verwerkersovereenkomst.
8.Jouw rechten
Je hebt het recht om:
- je gegevens in te zien;
- onjuiste gegevens te laten corrigeren;
- je gegevens te laten verwijderen, als er geen reden meer is om ze te bewaren;
- de verwerking te laten beperken;
- bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
- je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen (dataportabiliteit).
Stuur je verzoek naar info@amoxos.nl. We reageren binnen een maand. Om misbruik te voorkomen, kunnen we je vragen je te identificeren.
9.Een klacht indienen
Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons weten, dan zoeken we samen naar een oplossing. Je hebt ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
11.Wijzigingen
We passen dit privacybeleid aan als onze dienst of de wet verandert. De datum bovenaan laat zien wanneer het voor het laatst is bijgewerkt. Bij belangrijke wijzigingen informeren we klanten vooraf.